Em algum momento, desde o fim da faculdade até a criação do seu escritório, você deve ter se deparado com uma realidade para a qual não se preparou: o cuidado com os casos e processos não seria sua única preocupação e, talvez, nem a mais trabalhosa. Existem, além dessa, várias outras questões que precisam de foco, estratégia e um bom plano de ação. Uma delas, diretamente relacionada a organização e produtividade, é a gestão de projetos para advogados.

Se você está se perguntando o que gestão de projetos tem a ver com a advocacia, nós vamos explicar já já! Mas antes, observe as situações a seguir e veja se alguma lhe parece familiar.

Em escritórios menores e no dia a dia dos advogados autônomos é comum que todos façam várias tarefas – algumas relacionadas à administração do negócio e outras diretamente ligadas ao atendimento dos clientes, certo? E, muitas vezes, para não perder tempo, a divisão de atividades acontece com poucos critérios e se dá mais pela urgência do que pela escolha da melhor estratégia. Na falta de priorização, organização e alinhamento, o mais importante é garantir que todos os prazos processuais sejam cumpridos. É mais ou menos assim?

E se a organização da rotina e das atividades do escritório fossem baseadas em modelos de gestão de projetos para advogados? Para ajudar a tornar sua rotina mais produtiva, resolvemos abordar um método que usamos aqui na Avelino e Costa Advogados e que pode facilitar a delegação de tarefas e a organização dos processos de trabalho aí no seu escritório.

Mas antes de tudo: o que é um projeto?

No contexto apresentado, um projeto pode ser entendido como o conjunto de ações necessárias para a realização de um produto ou serviço. Todo projeto segue a um objetivo. Alguns são temporários, com início, meio e fim – nesse caso, o projeto é encerrado após uma entrega. Outros têm um ciclo de vida constante e repetitivo, que resultam várias entregas funcionais.

Método cascata de gestão de projetos para advogados

Também conhecido como modelo clássico ou tradicional, o método cascata é usado, normalmente, para coordenar projetos que possuem um problema bem definido e que podem ser facilmente divididos em etapas ou tarefas. Nesse caso, o problema pode ser a necessidade de definir o perfil do seu público-alvo, descobrir seu nicho de mercado e até realizar um evento.

A característica que mais define o modelo cascata é que as atividades são sequenciais, sistemáticas e interdependentes. Ou seja, para chegar ao objetivo final, é preciso passar por etapas relacionadas entre si: só é possível ir para a segunda depois de terminar a primeira, e assim por diante.

Como fazemos

Aqui na Avelino e Costa Advogados, iniciamos um projeto para afeiçoar a definição do nosso público-alvo e conhecer melhor as pessoas que se relacionam com a nossa marca (você!). Por ser um projeto com um problema bem definido, ter etapas “encadeadas” – a saída de uma é a premissa para a próxima – e um ciclo fechado com começo, meio e fim, optamos por desenvolvê-lo com o método cascata. Fizemos um “bom e velho” cronograma e destrinchamos todas as tarefas necessárias para resolver o problema proposto. Cada uma recebeu um prazo de realização ou entrega.

Fica a dica: uma ferramenta que nos ajuda bastante a organizar e gerir o projeto é o Gantter, uma aplicação para Google Drive. Nós recomendamos porque, além de gratuita, ela é muito útil para projetos desenvolvidos em cascata.

Método cascata: modo de usar

Por ser um modelo clássico e tradicional, você já deve tê-lo usado sem nem perceber. Mas um problema que pode ser melhor resolvido com o método cascata é o controle de prazos processuais. Afinal, a realização de um prazo depende de várias outras tarefas e o não cumprimento de qualquer etapa implica na não resolução do problema principal.

Projetos x Rotina

Uma coisa são os projetos e outra é a rotina. Conhecer e aplicar metodologias de gestão de projetos para advogados é muito importante para o planejamento das atividades.

No entanto, para que o fluxo funcione de maneira adequada, a organização mental e física do seu escritório deve estar alinhada ao processo de trabalho.

Para ajudar você nessa etapa, sugerimos um artigo sobre como evoluir a gestão de projetos com um software jurídico.

Você e sua equipe já começaram algum projeto que foi interrompido no meio do caminho? Iniciar ou manter uma gestão de projetos consistente em escritórios de advocacia pode ser desafiador.

Isso não é necessariamente ruim. Afinal, desafios podem ser empolgantes. Além disso, é possível enfrentá-los com mais segurança e assertividade. Basta uma boa preparação! 

Para que essa seja uma realidade no seu escritório, é fundamental ter um cenário favorável para o planejamento e a execução das atividades.

Você já deve saber que a gestão de projetos começa na escolha dos métodos a serem utilizados e é continuado com uma boa comunicação entre a equipe.